Вход
Регистрация
Сбросить пароль
Сбросить пароль

Если вы забыли пароль, введите ваш E-Mail. Информация, необходимая для смены пароля, будет выслана вам по E-Mail.

Вход в личный кабинет
Сообщение в техническую поддержку
Размер:
AAA
Цвет: CCC
Изображения Вкл.Выкл.
Обычная версия сайта

Экскурс в историю

  • История пишущей машинки
    • Компьютеры для подготовки текстов появились сравнительно недавно, однако попытки придумать механические устройства для письма начались почти три столетия назад. В 1714 году британская королева Анна санкционировала выдачу патента инженеру по имени Генри Милл, удостоверявшего, что тот изобрел «искусственную машину, или метод нанесения букв, по одной или последовательно одну за другой, как при ручном письме». К сожалению, в теории осуществить это оказалось проще, чем на практике. Милл не сумел построить работающую пишущую машинку; подобная участь постигла и десятки других изобретателей, пытавшихся реализовать на практике ту же идею. Это не удавалось сделать вплоть до 60-х годов прошлого XIX века, когда газетный редактор и издатель из штата Висконсин (США) Кристофер Л. Шоулс решил, наконец, проблему. 
       
      В 1876 году на Филадельфийской выставке впервые была показана миру как революционный прорыв в технике пишущая машинка Ремингтон №1. Через 35 лет число пишущих машин разных систем уже приближалось к 4 миллионам! Наибольшее число их работало там, где их производили: США и Германия.

      В Россию до 1917 года было завезено 300 тысяч машинок различных систем. И хотя пишущих машин в России было достаточно, быстро печатать на машинках в России не умели. Изучение работы на машине велось бессистемно, каждый канцелярист действовал по своему усмотрению. 

      Между тем в Европе и Америке все работали по американскому десятипальцевому «слепому методу». Дело было поставлено столь серьезно, что даже ежегодно проводились мировые первенства «на скорость». 

      История сохранила имена победителей и рекордные показатели. В 1911 году победил профессионал Блайсдель – 112 слов в минуту! Но через несколько лет мировой рекорд Блайсделя был побит мисс Вильсон – она написала на машине 115 слов или 600-650 букв в минуту! Чтобы нагляднее представить себе этот рекорд – первые три абзаца этой статьи как раз 115 слов.  

      В России до 1920 года своего производства пишущих машин не было. Но в конце 20-го года началось строительство под Ленинградом 1-го Государственного завода пишущих машин. Первые экземпляры пишущей машинки «Ленинград» были выпущены в 1932 году. Однако самая первая советская пишущая машинка, изготовленная полностью из отечественных материалов, была машинка «Яналиф», созданная в Казани в мастерской по ремонту пишущих машин. Ее позднейшие модификации выпускались в Казани до 1959 года. 

      В середине XX века невозможно было представить себе контору или офис организации без пишущей машинки. На протяжении значительной части XX века почти все официальные документы, исходящие от государственных инстанций (и их внутренний документооборот), печатались на машинке. Перепечатка рукописных текстов на пишущей машинке была делом специальных работников (так как эта профессия была в основном женской, употребителен только «женский» термин — машинистка, ранее ремингтонистка, от марки машинок «ремингтон») и организаций/отделов («машинописных бюро»). 

          В современном офисе обыкновенную печатную машинку, пожалуй, уже не найдешь, пишущие машинки по большей части вышли из употребления, их функцию стали выполнять персональные компьютеры, оснащённые принтерами. Так закончила свою славную карьеру пишущая машинка, и сроку ей было отпущено чуть более ста лет…
  • История делопроизводства в России
    • С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта людей и различных отношений, складывавшихся в далекие времена. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти, по которым мы можем изучить в том числе и историю делопроизводства.

      Условиями необходимости и возможности становления делопроизводства являются развитая письменность, овладение ею правящей элитой общества, установление государственности.

      История делопроизводства в России насчитывает столетия. В конце XV века появляются первые приказы - центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы – органы государственного управления на местах. В процессе деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство. Приказное делопроизводство - работа с документами, проводившаяся в приказах (Поместный приказ, Разрядный приказ и т.д.)

      В приказах постепенно формировался слой профессиональных чиновников из незнатных служилых людей, прекрасно знающих свое дело и со временем начавших оказывать влияние на решение государственных вопросов. Производство дела в приказах начиналось либо с момента поступления входящего документа, либо с подготовки инициативного документа по указанию царя или боярина. На входящем документе указывались дата поступления и автор. Если по делу требовалась справка, то дьяк делал на обороте документа пометку – «выписать», а после исполнения - «вклеить в столб» (подклеить к делу). Документы, относящиеся к одному делу, подклеивались один к другому, места склеек заверялись дьяком с обратной стороны подписью. Чтобы ознакомиться с делом, надо было развернуть столбец, а читая, сворачивать его. Документы этого периода имели форму свитка, длина свитка часто была значительной.

      Порядок составления документа в приказе был следующий: по указанию дьяка проект документа – «черное письмо» – составлял подьячий «средней руки», дьяк «чернил» его, т.е. писал начисто. Беловик сверяли с черновиком, «старый» подьячий «справлял» переписанный документ, удостоверяя своей подписью соответствие его исправленному черновику. «Справленные» документы подписывали дьяки. Подпись растягивали во всю ширину документа с целью охраны от подлогов. Схема организации приказного делопроизводства - от подьячего «средней руки», составляющего «черное письмо», через исправление самим дьяком к чистовому варианту.

      Указы, жалованные грамоты, акты – это документы, издаваемые царем в период приказного делопроизводства. Приговоры - документы, издаваемые Боярской Думой. Характерная особенность документов этого периода – безмерное возвеличивание власть имущих путем перечисления всевозможных титулов, званий и полномочий.

      В наследство от приказного делопроизводства получили мы и слово «волокита». Подклееные в столбцы длиной в среднем 50-80 м, документы наматывали на палочки в свитки. Ленты при чтении волочились, отсюда и родилось понятие, обозначающее сегодня несвоевременное и не по существу решение того или иного вопроса. В аппарате приказного делопроизводства процветали взяточничество, чинопочитание, формализм. Еще не были развиты такие делопроизводственные операции, как регистрация документов; их хранение; контроль за исполнением. И все же именно на этом этапе складывается первая система работы с документами, закладываются основные приемы и методы создания, оформления и обработки их на Руси.

      Взамен устаревшей системы приказов в 1717 - 1718 годах царем - реформатором Петром I было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью, или сферой управления, и подчинялась Сенату. Генеральным регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена должность секретаря; 27 февраля 1720 года можно считать датой рождения секретарской должности в России. Кроме секретаря, в состав канцелярии входили: регистраторы, актуариусы (составители актов), архивариусы (работники архивов), копеисты (изготовители копий документов), писцы, фискалы (надзиратели за деятельностью госучреждений). В Генеральном регламенте четко определены права, обязанности, пределы компетенции и режим работы конторских служителей.

      Коллежское делопроизводство - организация работы с документами в коллегиях (с 1717 года). Этот способ организации работы с документами был более прогрессивным и европеизированным по сравнению с предыдущим. Появились упорядоченные системы регистрации, которая велась в специальных журналах. В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось название «архив». В Генеральном регламенте предписано было иметь два архива - общий для всех коллегий в специальном ведении Коллегии иностранных дел и финансовый. Развивая отдельные делопроизводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство оставило без изменений его бюрократическую сущность.

      На рубеже XVIII - XIX веков делопроизводство в России пережило новые значительные изменения. В 1802 году был издан указ о замене петровских коллегий министерствами, что опять же было в русле общеевропейских преобразований. Указом об учреждении министерств, изданным в 1811 году, были строго распределены пределы компетенции руководящих чиновников. В зависимости от занимаемой ими должности они имели право получать и подписывать лишь определенные виды документов. От Императора получали манифесты, рескрипты, Высочайшие указы, Высочайшие повеления; от Сената и других органов высшей власти - указы и предписания; местные губернские власти имели право рассылать указы от имени «Его Императорского Величества»; министры и руководящие чины министерств направляли нижестоящим органам предложения, циркуляры, запросы. В вышестоящие учреждения направлялись рапорты, доношения, представления. К высочайшей власти обращались со всеподданнейшими докладами, прошениями, жалобами.

      Равные по положению учреждения обменивались «отношениями», «сообщениями» и «официальными письмами». Для служебной переписки применялись бланки с угловыми штампами, содержащими сведения об организации, которые изготовлялись типографским или рукописным способом. Под штампом кратко излагалось содержание письма, на которое отвечали.

      Указом «Общее учреждение министерств» предусматривалось единообразие изложения по приведенным образцам. Документы сложного содержания состояли из трех частей: введение, с изложением дела; обоснование со ссылками на законодательство и «соображение и заключение» с выводами - распоряжениями или предложениями, ходатайствами или просьбами.

      Дела и документы поступали в соответствии с их значимостью или в канцелярию министра, или в департаменты. Канцелярия принимала для министра корреспонденцию только от верховной власти и от руководителей учреждений, по положению равных министерству. Дела нижестоящих учреждений попадали к министру, когда требовалась его санкция. Департаменты получали предложения и предписания от министра и корреспонденцию от учреждений, равных по значению и подчиненных.

      Порядок прохождения документов по инстанциям был строго регламентирован законом, который требовал: «...чтобы бумаги сколь можно менее уклонялись от установленного им пути в департаментах». В каждой инстанции входящие и исходящие документы должны были регистрироваться в журналах.

      Дела, решаемые в департаментах, делились на три категории: неотложные, не терпящие времени, решение которых было связано с принятием каких-либо чрезвычайных мер, обычные и текущие.

      Большое внимание на труд секретарей в России было обращено в начале XX столетия, особенно в области его механизации. В секретариатах использовались 23 модели пишущих машин. Широкое развитие получила стенография. Итак, исполнительное делопроизводство есть организация работы с документами в министерствах в период с 1811 по 1918 год включительно.

      В результате Октябрьской революции 1917 года в России прекратил существование старый государственный аппарат, шло конструирование нового. Уже в 1917 году был разработан проект декрета об улучшении «письмоводства» и сокращении переписки, а в 1918 году - постановление Совета Рабочей и Крестьянской Обороны «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты». Проекты декретов по вопросам упрощения делопроизводства в советских учреждениях были подготовлены в конце 1918 - начале 1919 годов. В 1921 году состоялась 1-я Всероссийская конференция по научной организации труда и производства, на которой наряду с вопросами НОТ в производстве были поставлены вопросы научной организации управленческого труда и работы с документами, а также о создании в стране органов, координирующих и направляющих эту работу.

      В 1923 году при ВСНХ СССР было создано бюро «Стандартизация», которое занималось вопросами документационного обеспечения управления. В 1926 году при НК РКИ был создан Государственный институт техники управления, который стал заниматься совершенствованием государственного аппарата.

      Однако скоро все эти начинания были завершены. В 1925 году секретарей включили в канцелярско-техническую группу специалистов и уравняли их с машинистками, рассыльными, конторщиками и архивариусами. В 1926 году коллегия Народного комиссариата рабоче-крестьянской инспекции пыталась навести порядок в секретарских должностях, предложив считать секретарей помощниками руководителей. Однако эти предложения остались на бумаге, а в жизнь вошло принятое в 1932 г. волевое решение, разделившее всех секретарей на две неравноценные (в должностных обязанностях и окладах) группы. Первые стали называться помощниками и референтами, а вторые - машинистками - секретарями 1-ой и 2-ой категорий. На вторых были возложены чисто механические функции: печатание, простые канцелярские работы, оформление и хранение документов.

      Начавшаяся Великая Отечественная война потребовала подчинения всех ресурсов нуждам военного времени. Многие работники аппарата ушли на фронт, разработки по рационализации работы с документами, их стандартизация были приостановлены. Послевоенный период потребовал значительных усилий по восстановлению и перестройке работы аппарата. Несмотря на объективные трудности, вызванные последствиями войны, продолжалось совершенствование работы аппарата. Был принят ряд постановлений, регламентирующих такие направления работы аппарата, как механизация документационных процессов, внедрение достижений НОТ, улучшение работы в области стандартизации и унификации.

      В начале 1960-х годов секретари получили новые должности - секретарь - машинистка и секретарь - стенографистка, и им были переданы все административные и технические функции, которые раньше выполняли помощники и референты.

      25 июля 1963 года было принято постановление Совета Министров СССР № 829 «О мерах по улучшению архивного дела в СССР», оно ввело в действие «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов», подготовленные Главархивом СССР. Была поставлена задача разработки Единой государственной системы делопроизводства для предприятий, организаций и учреждений. В 1964 году в Московском государственном историко-архивном институте был открыт факультет государственного делопроизводства.

      В 1966 году в системе Главного архивного управления СССР был образован Всесоюзный научно - исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), одной из основных задач которого было создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

      Если до 1969 года советские секретари имели только производственную подготовку и частично курсовую, то позднее они стали получать среднее специальное образование на базе профессионально - технических училищ.

      В 1969 -1970 годах была разработана и утверждена серия государственных стандартов на управленческую документацию, однако после их пересмотра и доработки были утверждены только два: ГОСТ 6.38-72 «Требования к оформлению документов" и ГОСТ 6.39-72 «Формуляр - образец».

      С 1972 года в СССР стали действовать единые правила подготовки и оформления организационно - распорядительных документов и единые правила организации работы с документами. Началась активная разработка отраслевых стандартов и стандартов предприятий, содержащих требования к документам. Постановлением от 04.09.73 № 435 Госкомитет СССР по науке и технике ввел в действие основные положения ЕГСД. В 1975 году был принят ГОСТ 6.15.1-75 «Унифицированные системы документации. Система организационно - распорядительной документации. Основные положения», определяющий основные требования к унифицированным фондам организационно - распорядительных документов.

      Общее научно - методическое руководство работами по унификации и стандартизации документов, разработке соответствующих унифицированных систем документации и унифицированных форм документов осуществляет Госстандарт. К началу 1984 году было разработано и утверждено 16 УСД общесоюзного значения, 27 государственных стандартов на УСД и 26 общесоюзных классификаторов технико - экономической информации. Всего унифицировано более 4,5 тыс. форм документов.

      В начале 1970 годв в Ленинграде началось комплексное повышение квалификации секретарей - практиков. В 1984-1986 годах ВНИИДАД разработал стройную систему документационного обеспечения управления, получившую название «Единая государственная система документационного обеспечения управления» (ЕГСДОУ).

      В условиях кардинальной перестройки экономики России резко возросли роль и значение документационного обеспечения управления, которое постепенно переходит на машинную основу.
  • История делопроизводства в Казани 
    • В начале XX века в Казани существовала система управления, сложившаяся еще во второй половине XIX века. Так, в ноябре 1889 года на службе в Казанской городской управе состояли (не считая городского головы и членов управы) 64 человека, в том числе секретарь управы, два бухгалтера и два их помощника, три делопроизводителя и три их помощника, регистратор, двадцать четыре писаря, архивариус, машинистка и др. 

      Присутствие служащих городской управы должно было быть ежедневным, кроме воскресных и табельных дней, причем члены управы обязаны были находиться в подведомственных им отделениях для приема посетителей в строго определенное время дня.

      Хотя члены управы, заведовавшие отделениями, следили за правильностью ведения в них делопроизводства, обязанность эта лежала на секретаре управы, который наблюдал также за исполнением обязанностей лицами, служившими в канцелярии управы. 

      Городской секретарь непосредственно был обязан наблюдать за ведением надлежащим образом списков городских избирателей, следить за составлением их перед выборами гласных и представлять на утверждение думы, а также обеспечивать делопроизводство по избирательным собраниям. На нем также лежала обязанность ведения книги приказов городского головы.

      Дела, составлявшие предмет ведения городской управы, а соответственно и её канцелярии, подразделялись на 5 отделений: расходное, приходное, оценочное, распорядительное и бухгалтерию.

      Таким образом, круг полномочий городской управы был чрезвычайно широк и охватывал все стороны и сферы жизни большого губернского города.
      Согласно архивным материалам, в 1918 году был организован Казанский городской Совет депутатов трудящихся. Исполком Казгорсовета был образован на заседании Казгорсовета от 29 июня 1920 года Аппарат Казгорсовета состоял из 3-х отделов: организационного, юридического и общего. 

      Долгое время общий отдел возглавляли профессионалы высокого класса Альфия Идиатулловна Даутова (ветеран Великой Отечественной войны), Фикрят Абдулхакович Мухаметзянов. С 1991 года общий отдел, а впоследствии Управление делопроизводства возглавляла Тамара Михайловна Лисина.

      С 1995 года общий отдел аппарата администрации состоял из секторов: протокольного, писем и приема граждан, канцелярии, машбюро, оргтехники, архива организационно-распорядительных документов и архивного сектора по личному составу. 

      На основе общего отдела аппарата администрации в январе 2003 года было создано Управление делопроизводства аппарата администрации г.Казани. В состав управления вошли отделы: общий, писем и приема граждан, делопроизводства и архивный. 

      В декабре 2005 года аппарат администрации г.Казани был ликвидирован, и в январе 2006 года был создан аппарат Исполнительного комитета г.Казани, в состав которого вошло и управление делопроизводства. 

      В настоящее время управление делопроизводства состоит из общего отдела, отдела документооборота, отдела писем и приема граждан, отдела лингвистической экспертизы документов и протокольного сектора. 

      Основное богатство управления делопроизводства – это люди, преданные душой своему делу, среди которых были и ветераны Великой Отечественной войны, сотрудники, отдавшие любимой работе свыше 20 лет в жизни. Это М.Я.Бессонова, А.С.Александров, Р.А.Шигапов, М.В.Чащинов, И.Х.Хабибуллина, Г.А.Исмагилова, а также многие другие. 

      И сегодня в управлении работают высококвалифицированные специалисты, душевные отзывчивые люди, готовые оказать всяческую помощь специалистам других подразделений Исполнительного комитета по вопросам делопроизводства, а возглавляет управление делопроизводства Казаринова Надежда Ильинична. 

      С внедрением в 2009 году в Исполнительном комитете системы электронного документооборота работа управления поднялась на новый качественный уровень: было обеспечено повышение скорости принятия решений, их качества, прозрачность хода работ, увеличение производительности труда. Одновременно с внедрением данной системы была проведена оптимизация процессов согласования документов, максимально сокращены цепочки прохождения документов.

      Также разработаны и внедрены новые нормативные документы, проводится работа по унификации документов, созданию их электронных эталонных банков.